Kommunal framtidstro genom Lean

En kommunledning som organiserar en kurs för kommuntjänstemän och företagare i effektiv produktion? Lean kan förvisso öppna ögonen på människor, men för att genomföra de ”vildaste” idéerna krävs det lika framsynta som drivande människor. Välkommen till Färgelanda kommun!

Den innovativa satsningen föregicks av kommunerna Tanums, Dals-Eds och Färgelandas önskan att vara proaktiva gentemot regionens storföretag. Hur kunde de ”kratta manegen” på bästa sätt? Företagen ifråga är till mångt och mycket underleverantörer till båda våra bilföretag och som sådana mycket konkurrensutsatta. Ett första möte anordnas således på Tanumshedes Gestgifveri mellan kommunerna och företag under hösten 2006.

– Vi kunde konstatera att en viktig faktor för att få leverera till fordonsindustrin var Lean, säger Färgelandas kommunchef Jan Eriksson. Hur kunde vi ta ett helhetsgrepp på detta, vilka möjligheter till Lean-utbildningar fanns det?

Från vänster: Kommunchef Jan Eriksson, rehabiliteringsassistent Carina Ikonen Nilsson, utvecklingsstrateg Jan Stalfors, rehabiliteringsassistent Eva Olsson samt Hans Reich från Chalmers/Produktionslyftet.

Efter det initiala mötet i Tanumshede tog Färgelandas utvecklingsstrateg Jan Stalfors kontakt med Hans Reich på Chalmers/Produktionslyftet. Hans kunde berätta att dåvarande Lear i Färgelanda (nuvarande IAC Group) hade deltagare på den allra första av Chalmers högskoleutbildning i Lean produktion, nämligen deras Lean-koordinator Bosse Ericson.

– Jag passade på att höra mig för hos Bosse om kursen och han inspirerade mig att gå vidare, säger Jan Stalfors. Jag ringde upp Chalmers Industrihögskola och bestämde träff med dess chef Dan Carlsson.

Tillsammans diskuterade de olika alternativ för att komma vidare. Fanns det någon möjlighet att öka Lean-insikten generellt i regionen? Behövde utbildningen anpassas? Vilka skulle vara intresserade av att gå kursen?

– Dan var som representant för Industrihögskolan först en aning tveksam kring en så bred målgrupp som detta, men jag kunde åka hem med ett positivt besked, berättar Jan Stalfors. Sedan återstod frågan om hur vi skulle finna tid för alla att delta i kursen?

– Det blev lite som hönan och ägget, skrattar Jan Eriksson. Vi insåg att vi var tvungna att gå kursen för att lära oss att hitta tid …

Förankrad inspiration
Nästa steg var att tala med kommunens förvaltningschefer. Från Färgelanda åkte de till Dals-Ed och talade med deras förvaltningschefer. Därefter kontaktade Jan Stalfors åter Hans Reich för att be honom medverka vid ett ”inspirationsseminarium” som en del av förankringsprocessen för utbildningen. Seminariet blev mycket lyckat och inspirerade alla att gå vidare.

– Efter detta var allt förankrat hos både politiker och fack, berättar Jan Stalfors. Vi kunde äntligen genomföra vår Lean-utbildning!

Parallellt med kursen, som startade i september 2007, arrangerade kommunen även inspirationsdagar för alla anställda. Dagarna innehöll fyra olika teman, varav ett var Lean. Bland andra hade representanter från Vara kommun bjudits in, liksom från Herrestads vårdcentral i Uddevalla, för att berätta om sina erfarenheter utifrån sitt eget Lean-arbete. Även Jan Stalfors kopplade i sitt anförande till Lean-tänket och utmanade medarbetarna med möjligheten att aktivt styra och förändra sitt arbete.

– Vi gav ett löfte under dessa dagar att de som ville starta en förändrings- och förbättringsprocess i sin verksamhet skulle få kommunledningens stöd, säger Jan Eriksson. De fick möjlighet att redan där och då anteckna sig för en inledande Lean-kartläggning av verksamheten.

Inspirationsdagarna samlade åtta arbetsplatser/lag inom kommunens verksamheter, varav sex antecknade sig för en analys och kartläggning. En som medverkade var rehabiliteringsassistent Eva Olsson som arbetar på ett nystartat trygghetsboende. De visste direkt att de ville gå vidare.

– Det gav en aha-upplevelse att man med så små medel kan ändra sin tillvaro på ett så positivt sätt, säger Eva Olsson. Bara att komma in i dessa tankebanor var något helt nytt.

Fyra personer från kommunen gick samtidigt Produktionslyftets 7,5-poängskurs, vilket de kunde berätta om på inspirationsdagarna. Lean blev plötsligt något av ett ”buzz word” i regionen. Även kommunerna Mellerud och Dals-Ed hade skickat personal på kursen, medan resterande tiotal platser gick till regionala företag.

– När vi under kursen skulle köra Lego-spel så blandade vi grupperna, några rena industrigrupper, några kommungrupper, berättar Jan Stalfors. Och industrin fick det ganska svettigt … Kommunens resultattavlor gick ganska snabbt upp mot ”break-even”!

Förtydligad problemställning
Förutom kunskap och trevlig samvaro framhåller både Jan Eriksson och Jan Stalfors betydelsen av de nätverk som skapades mellan företag och kommunerna. Personliga kontakter mellan respektive organisationer knöts. Dialogen mellan företag och kommunledningen är oerhört viktig.

– Vi hade en bra dialog tidigare, men den är ännu bättre nu, säger Jan Eriksson. Det känns helt naturligt att ringa upp, vi kan ha avslappnade kontakter. Det är en mycket stor vinst som inte ska underskattas.

Efter kursens genomförande har kommunen varit runt hos de olika verksamheter som anmälde sitt intresse. Där har de gjort en analys hos samtliga för att avgränsa området. Därefter har de genomfört en typ av värdeflödesanalys, anpassad till respektive verksamhet. De letar upp problemställningarna, reder ut vem som äger problemet, går igenom möjliga alternativ och tar tacksamt emot alla förbättringsförslag.

– Det är ett effektivt sätt att tydliggöra problemen, säger Carina Ikonen Nilsson, också hon rehabiliteringsassistent och kollega till Eva Olsson. Vi har börjat tänka på ett nytt sätt.

– Vi har börjat praktiskt så smått och arbetet tar en stor del av vår tid, fortsätter Eva Olsson. Vi ser att problemen är inte så stora, bara vi delar upp det. Vi lär oss en metodik som vi kan använda till nästa problemställning, så det blir bättre och bättre för varje gång.

Från vänster: Kommunchef Jan Eriksson, med rehabiliteringsassistenterna Carina Olofsson och Carina Ikonen Nilsson.

Nu diskuterar de i Färgelanda hur Lean kan implementeras som en naturlig del i ledningsfilosofin. Lean-processen ska vara en del av ledarskapet i kommunen. De ska satsa på bland annat chefsutbildning i coachande ledarskap; cheferna ska inte tala om hur folk ska göra, utan utgå från personens egen kraft.

– Det är verkligen inspirerande att träffa medarbetarna i de olika verksamheterna. Det finns en inbyggd enkelhet och naturlighet i Lean, problemen blir lättare när de analyseras enligt detta tänk, säger Jan Stalfors. Det ska vi etablera i hela kommunen.

– Vi är fortfarande bara i början av vår Lean-resa, vi måste fortsätta gasa i regionen, avslutar Jan Eriksson. Mellerud är på gång, Dals-Ed satsar stort och bygger en organisation för implementering av Lean. Kommunchefen där sa att Lean är det bästa som hänt kommunen. Jag är benägen att säga att samma sak gäller för Färgelanda!

bjorn.stenvall@produktionslyftet.se