Mer Lean inom EU ska ge effektivare program

Artikel · 2013-09-26

EUs regionalpolitiska satsningar för 2014-2020 är av stort intresse för Produktionslyftet, där vi gärna framhåller nyttan och effekterna av vårt arbete. För att lära oss mer om förutsättningarna besökte vi en varm sommardag i juli Veronica Gaffey, chef för Regios utvärderingsenhet i Bryssel.

EUs kommande regionalpolitiska satsningar för 2014-2020 innebär en del nya förutsättningar. Även om Produktionslyftets huvudfinansiär idag är Vinnova, så har även Tillväxtverket – som i Sverige är en av dem som ansvarar för fördelningen av EU-medel – varit en av våra grundfinansiärer. Med de goda resultat som olika utvärderingar av Produktionslyftet visat är vi givetvis nyfikna på inriktningen i kommande EU-satsningar. Därför bokade vi in ett möte med den person som sitter på den senaste informationen.

Förbättrad utvärderingspolicy

Veronica Gaffey kommer från Irland och arbetar sedan sju år tillbaka som chef för utvärderingar vid Generaldirektoratet för regionalpolitik i Bryssel (Head of Evaluation, Directorate General for Regional Policy – DG Regio). En av hennes första uppgifter var att utvärdera perioden 2000-2006, bland annat för att motivera kommande satsningar under 2014-2020. Utvärderingen stod klar 2010 men Veronica var inte helt nöjd med resultatet.

Veronica Gaffey, chef för Regios utvärderingsenhet, tillsammans med Produktionslyftets Hans Reich.

– Vi insåg att vi måste bli bättre på att fånga de verkliga effekterna, säger Veronica. Det har varit en otydlig policy med alltför många och vaga mål där det var omöjligt att dra några slutsatser om målsättningarna uppnåtts och i vilken utsträckning policyn bidragit till detta.

Arbetet med att ta fram ett nytt utvärderingssystem påbörjades i samband med utvärderingen av 2000-2006. Tidigare fanns det hundratals indikatorer men många saknade relevans för programmens målsättningar. Framförallt var det två aspekter där Veronica såg behov av förändring.

– I varje enskilt program måste det tydligare klargöras vad som ska uppnås, det är det första. Det andra är att indikatorerna måste vara relevanta och direkt kopplade till vad som ska uppnås.

Det är inte någon liten förändring det rör sig om, hela utvärderingsarbetet är otroligt omfattande. Till skillnad från Produktionslyftet – som är ett enskilt och ganska litet projekt i sammanhanget – så utvärderar Veronicas enhet 100-tals program med 1 000-tals projekt i de 28 medlemsstaterna.
– Med tidigare utvärderingsmetoder kunde vi konstatera att mycket hade uppnåtts, men effekterna var ofta alltför otydliga. Den viktigaste lärdomen var egentligen insikten att vi var tvungna att förändra vår policy.

Innan något detaljerat förslag presenterades för medlemsstaterna prövade Veronica och hennes stab i samarbete med några frivilliga regioner om de kunde lägga det nya synsättet på nuvarande program. Resultatet var väldigt intressant och bekräftade återigen att det krävdes en förändring. Som exempel nämner hon ett svenskt program med inriktningen att stärka regionens konkurrenskraft internationellt.

Skiss över planerna för en ny utvärderingspolicy.

– När vi tittade på programmet med våra nya ögon såg vi att det var mycket bredare än så, bland annat ingick olika satsningar på kultur. De hade 94 indikatorer i programmet men inga verkade koppla till den förändring de ville uppnå.

Följden blev ett ifrågasättande av den stora mängd data som inrapporterades och svaret från programmet var ”vi trodde att ni ville ha dem …”

– Upptäckten fick oss att förstå att det ibland kan vara lättare att ha många indikatorer och sedan klaga på EU, än att ha få indikatorer som verkligen visar vad som uppnåtts.

Strukturerad programutformning

Tidigare var programmen konstruerade för att spendera tilldelade pengar enligt gällande indikatorer. En enorm mängd data samlades in, varav det mesta kom till liten praktisk nytta. Samtidigt var det inte möjligt att ändra förutsättningarna för utvärdering utan att ändra själva programmen, eftersom grundproblemet låg i programutformningen. Så medan Veronicas enhet utvärderar pågående period sammanställer de parallellt förutsättningarna för kommande satsningar 2014-2020, vilket för Produktionslyftets del är oerhört intressant.

– Vi har lyckats övertyga våra kollegor inom Regio och i medlemsstaterna att arbeta för att få in mer resultatorienterade program, berättar Veronica. Vår grundfråga vid programansökningar är nu vad man vill förändra. Sedan är det upp till regionerna att säga när och hur de ska nå dit. De ska veta vart de vill och själva välja indikatorer som signalerar om de är på rätt kurs mot den förändring de vill uppnå.

Det här innebär ett helt nytt tankesätt som sätter ett mycket tydligare fokus på det som ska uppnås – effekterna – av programsatsningarna, istället för att anpassa rapporteringen efter indikatorer som kanske inte alls passar in i sammanhanget.

– Medlemsstaterna vill gärna att EU ska tala om vilka resultat som önskas, men det är de själva som måste berätta det. Regionerna måsta själva tala om vad de vill förändra och se för effekter. Att driva igenom detta rent praktiskt innebär mer av en revolution än evolution …

Entrén till utvärderingsenheten på Avenue de Beaulieu i Bryssel.

Det är också ett tydligt Lean-tänk vi känner igen från Produktionslyftet: Programmen ska arbeta efter filosofier på vilka principer baseras och metoder tas fram – som i sin tur leder till resultat. Tidigare var det viktigast att spendera satsade pengar på ett sätt som fungerade vid en revision. Resultatet blev korrekt spenderade medel men kanske utan större nytta, kombinerat med en rädsla för att göra fel.

Veronica menar att det måste finnas en tydligare inriktning för programmen, även om EU inte preciserar önskade effekter på förhand. Även här ser vi tydliga paralleller till Produktionslyftet; vi kan bara peka på möjligheten och stötta förbättringsarbetet, sedan utvecklas alla företag olika.

– När vi lade fram vårt förslag till medlemsstaterna var det många som var skeptiska och menade att det skulle bli för svårt, berättar Veronica med ett leende. Detta trots att vi betonade att det inte var aktuellt med någon bestraffning om programmen inte uppnådde vad de förutsatt sig, utan att det viktiga var en kontinuerlig dialog för att tillgodogöra sig gjorda erfarenheter.

Många program satsar nästan allt arbete på att förbruka de tillgängliga medlen. Med sin nya policy räknar Regio med att dels åstadkomma en förändring i programmen, men framförallt att det nya tankesättet ska få inverkan i hela regioner och stater.

– Det här är en långsiktig process, framhåller Veronica. Den nya strukturen har en tydlig logik med en kontinuerlig uppföljning. Att använda medlen på korrekt sätt är fortfarande viktigt, men det är ännu viktigare att fokusera debatten på att programmets mål uppnås.

Ökad informationsspridning

Veronica betonar återigen att de inte bara vill driva förändringar inom programmen utan målsättningen är att påverka hela regioner; satsningarna ska representera en hävstång inte bara för programdeltagarna. Vilken skillnad kommer satsningen att göra? Tanken är att tyngdpunkten ska ligga på långsiktig utveckling.

– Vi talar om ”outcome” av de olika satsningarna hos mottagarna av olika fondmedel, men det översätts ofta med ”resultat”. Vad vi menar är långsiktig utveckling, bestående effekter för den aktuella regionen.

Ett lika trevligt som givande möte och vi ser fram emot en fortsatt dialog.

Svårigheten när det gäller mer långsiktiga förändringar är att även om de är synbara så är det väldigt svårt att härleda programmets bidrag till förändringen – orsakssambandet. Det innebär ett ”rapporteringsproblem”, vilket vi är väl bekanta med inom Produktionslyftet. Ett tydligt exempel på detta är när vi besöker företag som efter avslutad insats från Produktionslyftet driver sitt Lean-arbete på egen hand. Hur kan denna nytta, dessa effekter, lyftas fram för att motivera kommande satsningar? Veronica är helt införstådd med problematiken. Utvärderingens framtida roll har stärkts i och med kravet på att den ska utvärdera programmens bidrag till att uppnå uppsatta mål.

– Därför pratar vi sällan om direkt inverkan eftersom det nästan aldrig går att avgöra var påverkan har skett och hur utvecklingen förändrats tack vare en specifik insats. Fortfarande måste vi ha alla basfakta kring leverabler, antal anställda, omsättning etcetera, men vi vill även ha en berättelse. Det är viktigt att lyfta fram goda exempel!

Att kommunicera programmens verksamhet, ändamål och resultat är således något som det sätts ett ökat fokus på. I Sverige – liksom i exempelvis Storbritannien – är vi enligt Veronica mycket bra inom själva programverksamheten, men inte särskilt bra på att sprida informationen kring densamma. Det är ett viktigt arbete för att fylla kunskapsgapet från programnivå till samhället i stort och därför något som måste utvecklas. Alltför ofta kommer det fram mycket bra i programmen som sedan inte sprids vidare.

Budgeten för regionala satsningar under perioden 2014-2020 ligger på 300 miljarder euro och dessa kan omfatta i stort sett vilket område som helst, allt med syfte att utveckla regionerna. EU ser gärna en samverkan mellan olika fonder, exempelvis med socialfonderna, och även samverkan över gränser – något som Produktionslyftet gärna tittar närmare på.

– Ni borde vara med i några av EUs utlysningar för att kunna använda er kunskap bredare, föreslår Veronica. En annan viktig aspekt är att sprida era erfarenheter till andra svenska program.

Vi passade också på att fråga hur Veronica ser på möjligheten till ett experiment i Sverige; en eventuell nationell, bred Lean-satsning som inkluderar såväl olika sektorer (industri, lantbruk, offentlig sektor etcetera) som EU-fonder. Produktionslyftet har sin tydliga inriktning men har även stöttat exempelvis lantbruket i uppstarten av deras program Lean Lantbruk, något som skulle kunna utvecklas ytterligare. Svaret blev att hon skulle se positivt på en sådan satsning och gärna ge sitt stöd.

Produktionslyftet har haft en del internationella samarbeten, exempelvis inom satsningen ERIP (European Regions for Innovative Productivity), men vi skulle gärna utveckla detta mer. Det vore bland annat intressant att få ta del av liknande satsningar i andra länder för lärande och erfarenhetsspridning med studiebesök hos deltagande företag. Varför inte ett europeiskt ”produktionslyft” baserat på de samlade erfarenheterna? Veronica själv återkommer gärna till vikten av att tillgodogöra sig erfarenheter.

– Utvärderingarna är en viktig källa för oss där vi hämtar insikter, lär oss av erfarenheterna och använder dem för kommande programutformningar. Tidigare trodde vi exempelvis att en stärkt transportsektor i underutvecklade områden skulle öka tillväxten, nu vet vi att det inte räcker; det krävs humankapital också. Det är ett ständigt lärande och det är därför som diskussionen och dialogen inom programmen är så viktig.

Här tar vår avsatta tid slut och vi tackar Veronica Gaffey för ett både givande och trevligt möte. Inom Produktionslyftet ser vi verkligen fram emot en fortsatt dialog!

Produktionslyftets partner

Intressenter och finansiärer